Konfiguration einer frischen OpenPetra Instanz

Bemerkung

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Wir gehen in dieser Anleitung davon aus, dass ein Dienstleister eine Instanz von OpenPetra für Sie bereitgestellt hat. Zur Bereitstellung gehört eine URL, z.B. https://op012345.openpetra.com, und es wurde eine E-Mail an Sie versendet, mit einem Link, der das erstmalige Setzen des Passwortes für den SYSADMIN Benutzer erlaubt.

In einer selbst-installierten Umgebung von OpenPetra ist das voreingestellte Passwort für den Benutzer SYSADMIN das Wort: CHANGEME, wobei die Großschreibung der Buchstaben des Passwortes zu beachten ist.

Passwort setzen

Sie haben eine E-Mail erhalten, und klicken auf die dort angegebene Internetadresse.

Nun müssen Sie zweimal ein von Ihnen gewähltes Passwort eingeben.

Anmeldung

Sie melden sich nun im Webbrowser auf Ihrer OpenPetra Instanz als Benutzer SYSADMIN an. Sie benutzen das Passwort, das Sie eben gesetzt haben:

../_images/login_sysadmin.png

Anmeldung als Benutzer SYSADMIN

Einen nicht-administrativen Benutzer anlegen

Es ist nicht zu empfehlen, die Tagesaufgaben in OpenPetra mit dem Benutzer SYSADMIN zu erledigen. Daher hat der Benutzer SYSADMIN auch keine Berechtigungen z.B. im Partner- oder Finanz-Modul.

Stattdessen sollten Sie einen Benutzer anlegen, der auf die Finanz- und Adressdaten zugreifen darf, aber keine Rechte zum Anlegen weiterer Benutzer hat. Selbstverständlich können Sie auch für andere Mitarbeiter in Ihrem Team weitere Benutzer anlegen.

Dazu gehen Sie im seitlichen Menü auf System einrichten, und wählen Benutzer.

../_images/manage_users.png

Benutzer verwalten

Hier wählen Sie den Schalter Hinzufügen, um weitere Benutzer hinzuzufügen.

Es folgt dieser Dialog:

../_images/add_user.png

Neuen Benutzer anlegen

Hier geben Sie den Benutzernamen, die E-Mail Adresse, ggf. den Vornamen und den Nachnamen des Benutzers, und die Berechtigungen an.

Per Voreinstellungen sind die Module Finance - Basic User, Finance - Reporting User, Partner User Level Access schon ausgewählt. Für den Buchhalter in Ihrem Team sollte auch Finance - Intermediate User und Finance - Advanced User gewählt werden.

Dem neuen Benutzer wird eine E-Mail zugeschickt, um den Zugang zu OpenPetra mitzuteilen. In der E-Mail ist auch ein Link zum Setzen des Passwortes für diesen Benutzer.

Ein Hauptbuch anlegen

Nun melden Sie sich mit dem gerade erstellten Benutzer an, um das Hauptbuch anzulegen.

Gehen Sie im seitlichen Menü auf Finanzen einrichten, und wählen Hauptbuch.

Die Liste der Hauptbücher ist erstmal leer:

../_images/ledger_list.png

Liste der Hauptbücher

Sie müssen für jeden Verein ein Hauptbuch anlegen, im Normalfall brauchen Sie also nur ein Hauptbuch.

Wählen Sie nun den Schalter Hinzufügen, um ein Hauptbuch anzulegen.

Es folgt dieser Dialog:

../_images/add_ledger.png

Neues Hauptbuch anlegen

Danach sollten Sie sich mit Ihrem Benutzer abmelden, und nochmal neu anmelden, um die Zugriffsrechte auf das neue Hauptbuch zu erhalten (siehe auch Fehler 291).

Sie können die aktuellen Daten des neuen Hauptbuches so anzeigen lassen: Gehen Sie im seitlichen Menü auf Buchhaltung, und wählen Hauptbuch, und dann unter der Übersicht wählen Sie Hauptbuch Statusinformationen.

Dann erscheint eine Ansicht wie diese:

../_images/ledger_info.png

Details des Hauptbuches